Tiimit.mdwn

   1 [[TiimienProsessi]]
   2
   3 # Ehdotus Effin toiminnan organisoimisesta tiimeiksi
   4
   5 Huom: Tämä sivu on luonnos keskusteltavaksi. Alla on esimerkin omaisesti ehdotettu tiimejä ja vastuuhenkilöitä lähinnä perustuen havaintoihin mitä kukin jo nyt muutenkin tekee.
   6
   7 # Ehdotuksen tavoitteita
   8
   9 * Skaalata Effin vapaaehtoistoimintaa hallituksen ulkopuolelle
  10 * Mahdollistaa yhdistyksen jäsenten osallistuminen tiimeissä tapahtuvaan toimintaan
  11   * Mahdollistaa uusien aktivistien tuleminen mukaan kokeneempien rinnalle
  12 * Mahdollistaa jäsenille ilmoittaa halukkuudestaan tai osaamisestaan tietyn tyyppiseen tekemiseen
  13 * Selkeä prosessi: Kuka tekee ja mihin mennessä, ja miten muut voivat siihen osallistua
  14   * Toki huomioiden vapaaehtoistoiminnan luonne
  15   * Priorisointi: Voidaan myös päättää, että jotain ei ehditä / tarvitse tehdä
  16 * Tiimien tekemisistä vastaavat nimetyt vastuuhenkilöt, sekä projektipäällikkö, jotka ovat hallituksen nimittämät
  17 * Hallitus tekee vain hallitukselle kuuluvia asioita: Nimeää tiimit, vastuuhenkilöt, budjetit. Jäsenasiat yms säännöissä mainitut tehtävät.
  18
  19 # Tiimit ja prosessi
  20
  21 Effin toiminnan voi nähdä jakautuvan kolmeen alalajiin:
  22
  23 1. Yhteiskunnallinen vaikuttaminen
  24 1. Yhdistyksen toiminta: tiedotustoiminta, jäsenrekrytointi, jne...
  25 1. Tekniset projektit (ks Juha Nurmen ehdotus)
  26
  27 Effin yhteiskunnallista toimintaa eli lobbausta, voidaan tällä hetkellä kutsua reaktiiviseksi: Jostain tulee lausuntopyyntö, ja siihen vastataan. Pitemmän aikavälin tavoitteena tulisi olla myös vaikuttamisen muuttaminen enemmän pro-aktiiviseksi, esimerkiksi järjestämällä tapaamisia 1-2 kertaa vuodessa tiimin kohdeministerin, virkamiesten tai vaikkapa Teoston tai operaattoreiden kanssa. Tässä ehdotuksessa keskitytään kuitenkin nykyisenkaltaisen aika reaktiivisen toiminnan organisointiin selkeämmäksi ja skaalautuvammaksi.
  28
  29 Kahden muun kategorian tiimien toiminta sen sijaan toivottavasti on ja pitäisi olla ennalta suunniteltua. Tiimien soisi tuottavan jonkinlaisen *kevyen* toimintasuunnitelman, tarvittaessa budjetin, jonka hallitus hyväksyy. Toki toimintasuunnitelman ensisijainen tarkoitus on toimia "majakkana" tiimille itselleen!
  30
  31 ![Kaavio tiimeistä](http://avoinelama.fi/temp/Tiimit2018.svg)
  32
  33 ## Roolit
  34
  35 * Projektipäällikkö
  36   * Keskittyy lähinnä Yhteiskunnallisen vaikuttamisen tiimeihin. Esim ohjaa tulevat lausuntopyynnöt eteenpäin.
  37   * Käytännössä rooli on kuulunut puheenjohtajalle, mutta sopii hyvin delegoitavaksi. Pj sitten ohjaa, tukee ja sijaistaa.
  38   * Jos palkataan toiminnanjohtaja, kuuluisi siihen toimenkuvaan.
  39   * Jos vapaaehtoinen, voisi olla myös kiertävä rooli, tai 2 henkilöä.
  40 * Lakiasiantuntija
  41   * Osallistuu ja neuvoo mm lausuntojen kirjoittamisessa, mutta ei ole niiden tuottamisesta päävastuussa
  42 * Tiimien vastuuhenkilöt
  43   * Kullakin tiimillä 1-2 hallituksen nimeämää vastuuhenkilöä
  44   * Vastaavat projektipäällikön kanssa lausuntojen sisällöstä
  45   * Yleensä osallistuvat itse ministeriöiden työryhmiin, lausuntojen esittämiseen, tai delegoivat *luotetulle henkilölle*
  46   * Alkuvaiheessa hallituksen jäsenet itse
  47   * Kun on totuttu prosessiin, nimetään asiantuntijalistan jäsenistä
  48 * Hallitus / Pj
  49   * Nimeää henkilöt ylläoleviin rooleihin
  50   * Valvoo ja tekee tarvittaessa muutoksia
  51 * Tiimien jäsenet
  52   * Effin jäsen voi ilmoittautua mukaan niin moneen tiimiin kuin kiinnostusta riittää
  53   * Esim  lisäämällä nimi wikissä olevaan listaan
  54   * Ilmoitus kertoo halukkuudesta osallistua ko aihepiirin toimintaan, muttei tietenkään velvoita. Toiminta on vapaaehtoista.
  55     * Mahdollisesti myös kertoo osaamisesta ko aihepiirissä
  56     * Hallitukselle ja kaikille muodostuu kokonaiskuva siitä, kuka haluaa tehdä mitäkin ja mitä kukaan ei halua tehdä
  57
  58 ## Prosessi
  59
  60 Tässä keskitytään lähinnä lausuntopyyntöihin liittyvään prosessiin. Muut tiimit suunnittelevat omaa toimintaansa omista lähtökohdistaan ja kommunikoivat suunnitelmansa hallitukselle ja aktivistilistalle.
  61
  62 1. Lausuntopyyntö tai kutsu työryhmään saapuu Effille
  63 2. Projektipäällikkö päätt(ää/elee) mille tiimille lausuntopyyntö kuuluu ja lähettää sen välittömästi eteenpäin aktivisti-listalle (tai asiantuntija-listalle)
  64 3. Projektipäällikkö lisää sähköpostiin seuraavat tiedot:
  65   1. Mille tiimille asia kuuluu
  66   2. Asian tärkeys:
  67     * Pitää osallistua (Tiedustelulaki, Kiristyskirjeet...)
  68     * Osallistutaan jos ehditään
  69     * Ei välttämättä tarvitse osallistua
  70   3. Deadline vastauksen lähettämiselle
  71   4. Deadline ensimmäisen luonnoksen julkistamiselle aktivistilistalla keskusteltavaksi
  72     * Ehdotuksena puoliväli suhteessa lopulliseen deadlineen?
  73 4. Tiimin vastuuhenkilöt ja jäsenet vastaavat mahdollisimman nopeasti pystyykö joku ottamaan nakista vastuun
  74   * Koska tiimiin ilmoittauminen on ikäänkuin ennakkoilmoitus halukkuudesta, pitäisi joku lähtökohtaisesti löytyä. Aina ei tietenkään kalenterit sovi yhteen.
  75   * Jos tiimistä ilmoitetaan, että kenelläkään ei ole deadlineen mennessä aikaa tehdä luonnosta, yrittää projektipäällikkö löytää muita tekijöitä, tai päättää, ettei Effi osallistu tällä kertaa.
  76 5. Kohdan 3.4 deadlineen mennessä, nakitettu henkilö(t) lähettää aktivistilistalle kirjoitusalusta.fi linkin, jossa on luonnos kommentoitavaksi
  77   * Yleisen keskustelun lisäksi, projektipäällikkö ja lakiasiantuntija seuraavat rooliensa mukaisesti että homma sujuu
  78 6. Lausunto formatoidaan PDF-muotoon ja tiimin vastuuhenkilö ja lausunnon kirjoittaja allekirjoittavat ja lähettävät lausunnon oikeaan osoitteeseen
  79 7. PDF lisätään Effin www-sivulle (vaatii omat ohjeet...)
  80 8. Lausunnosta kannattaa yleensä pitää meteliä somessa, ja tärkeissä tapauksissa blogikirjoitus on paikallaan
  81
  82 ## Tiimit
  83
  84 TODO: Pura auki ylläoleva kaavio listoiksi. Vois olla vaikka erillinen sivu.
  85
  86 # Sähköpostilistat
  87
  88 Toiminta tapahtuu pääasiassa Effin sähköpostilistoilla. Sähköposti on neutraali ja standardi kommunikointiväline, ja niitä hallinnoiva palvelin ja henkilökunta sijaitsevat Suomessa. Tarpeen mukaan voidaan myös käyttää IRCiä, Kirjoitusalustaa, some- ja chat-palveluita ja fyysisiä tapaamisia. Tiimien on kuitenkin huolehdittava siitä, että tiimin tekemistä pystyy seuraamaan ja kommentoimaan sähköpostitse.
  89
  90 Sähköpostilistoja on kolme:
  91
  92 ![Kaavio kolmesta sähköpostilistasta](http://avoinelama.fi/temp/Listat.svg)
  93
  94 * aktivistit
  95   * Kaikki jäsenet voivat liittyä listalle
  96   * Käytännössä julkinen
  97   * Jos ei ole erityistä syytä miksi jotain ei voida tehdä julkisesti, tulee käyttää aktivistilistaa
  98   * Tiimien toiminta tapahtuu pääsääntöisesti aktivistilistalla
  99     * Jos lista joskus tulee liian kiireiseksi, voidaan perustaa tiimikohtaisia listoja
 100     * Jos tiimi tekee työtään jollain muulla foorumilla, on kuitenkin tekemisistä kommunikoitava aktivistilistalle
 101 * asiantuntijat
 102   * Listalle kutsutaan. Listalla on
 103     * hallitus
 104     * entisiä hallituksen jäseniä
 105     * aktiivisuutensa ja luotettavuutensa aktivisti-listalla osoittaneita jäseniä
 106     * sekä jonkin verran Effille relevanttien alojen muita asiantuntijoita (professoreita, tutkijoita)
 107     * tässä ehdotuksessa tiimien vastuuhenkilöt valitaan asiantuntijalistan jäsenistä
 108   * Lista on luottamuksellinen ja sille kuuluvat henkilöt oletetaan luotettaviksi
 109   * Listaa käytetään asioille, joita ei voida käsitellä julkisesti
 110     * Webin tai sähköpostin kautta tulevia kyselyitä (Näitä ei voida olettaa tarkoitetuksi julkiseksi)
 111     * Erilaiset ministeriöiden asettamat työryhmät (Etikettiin kuuluu, että työryhmän työstä puhutaan julkisesti vasta jälkeenpäin, kun yhteinen raportti on valmis.)
 112     * Poikkeuksellisesti, esim lehdistötiedotteen kirjoittaminen, kun halutaan säilyttää yllätysmomentti.
 113       * (Huomaa, että usein tällaisesta pienessä piirissä valmistelusta ei ole mitään etua Effille, vaan lehdistötiedote voidaan ihan hyvin luonnostella aktivistilistalla, vaikka se "julkaistaan" vasta myöhemmin. Esim tekijänoikeustapauksissa on kuitenkin joskus haluttu olla antamatta vinkkiä vastapuolelle.)
 114 * hallitus
 115   * Käytetään vain hallitustyöskentelyyn.
 116   * Ei käytetä tiimeille delegoituun toimintaan.
 117
 118
 119
 120 # TODO:
 121
 122 * Vaatii keskustelua ja sitoutumista hallitukselta
 123 * Onko meidän lakiasiantuntija valmis ottamaan tällaisen roolin? Vaatisi aktivisti-listalle lisäämistä.
 124 * Projektipäällikön rooli ja valinta
 125 * Kirjoitusalusta (tai muu työkalu) aktivistien käyttöön. Tai vaan standardi kirjoitusalusta.fi? (Ei effi-alidomain)