-* Järjestäjien värväys, kaupungin ja ajankohdan valinta, tilojen hankinta mielellään 2 kk ennen kokousta
-* Yleisötapahtuman teeman päättäminen ja puhujien värväys, valmista oltava 2,5 viikkoa ennen kokousta
-* Workshopit, oheisohjelma, valmista mieluiten 2,5 viikkoa ennen kokousta, jotta voi tiedottaa kutsussa tarkemmin
-* Tieto tapahtumasta ilmaismenopalstoihin ja paikallismedialle ja sidosryhmille mahdollisimman varhain
-* Kaksi viikkoa ennen kokousta -- kokouskutsut
-* Tapahtumamainos medialle -- viikkoa ennen kokousta, muista etenkin paikallismedia
-* muuta, mitä?