Tiimit/TiimienProsessi.mdwn

   1 # Ehdotus Effin toiminnan organisoimisesta tiimeiksi
   2
   3 Huom: Tämä sivu on luonnos keskusteltavaksi. Alla on esimerkin omaisesti ehdotettu tiimejä ja vastuuhenkilöitä lähinnä perustuen havaintoihin mitä kukin jo nyt muutenkin tekee.
   4
   5 # Ehdotuksen tavoitteita
   6
   7 * Skaalata Effin vapaaehtoistoimintaa hallituksen ulkopuolelle
   8 * Mahdollistaa yhdistyksen jäsenten osallistuminen tiimeissä tapahtuvaan toimintaan
   9   * Mahdollistaa uusien aktivistien tuleminen mukaan kokeneempien rinnalle
  10 * Mahdollistaa jäsenille ilmoittaa halukkuudestaan tai osaamisestaan tietyn tyyppiseen tekemiseen
  11 * Selkeä prosessi: Kuka tekee ja mihin mennessä, ja miten muut voivat siihen osallistua
  12   * Toki huomioiden vapaaehtoistoiminnan luonne
  13   * Priorisointi: Voidaan myös päättää, että jotain ei ehditä / tarvitse tehdä
  14 * Tiimien tekemisistä vastaavat nimetyt vastuuhenkilöt, sekä projektipäällikkö, jotka ovat hallituksen nimittämät
  15 * Hallitus tekee vain hallitukselle kuuluvia asioita: Nimeää tiimit, vastuuhenkilöt, budjetit. Jäsenasiat yms säännöissä mainitut tehtävät.
  16
  17 # Tiimit ja prosessi
  18
  19 Effin toiminnan voi nähdä jakautuvan kolmeen alalajiin:
  20
  21 1. Yhteiskunnallinen vaikuttaminen
  22 1. Yhdistyksen toiminta: tiedotustoiminta, jäsenrekrytointi, jne...
  23 1. Tekniset projektit (ks Juha Nurmen ehdotus)
  24
  25 Effin yhteiskunnallista toimintaa eli lobbausta, voidaan tällä hetkellä kutsua reaktiiviseksi: Jostain tulee lausuntopyyntö, ja siihen vastataan. Pitemmän aikavälin tavoitteena tulisi olla myös vaikuttamisen muuttaminen enemmän pro-aktiiviseksi, esimerkiksi järjestämällä tapaamisia 1-2 kertaa vuodessa tiimin kohdeministerin, virkamiesten tai vaikkapa Teoston tai operaattoreiden kanssa. Tässä ehdotuksessa keskitytään kuitenkin nykyisenkaltaisen aika reaktiivisen toiminnan organisointiin selkeämmäksi ja skaalautuvammaksi.
  26
  27 Kahden muun kategorian tiimien toiminta sen sijaan toivottavasti on ja pitäisi olla ennalta suunniteltua. Tiimien soisi tuottavan jonkinlaisen *kevyen* toimintasuunnitelman, tarvittaessa budjetin, jonka hallitus hyväksyy. Toki toimintasuunnitelman ensisijainen tarkoitus on toimia "majakkana" tiimille itselleen!
  28
  29 ![Kaavio tiimeistä](http://avoinelama.fi/temp/Tiimit2018.svg)
  30
  31 ## Roolit
  32
  33 * Projektipäällikkö
  34   * Keskittyy lähinnä Yhteiskunnallisen vaikuttamisen tiimeihin. Esim ohjaa tulevat lausuntopyynnöt eteenpäin.
  35   * Käytännössä rooli on kuulunut puheenjohtajalle, mutta sopii hyvin delegoitavaksi. Pj sitten ohjaa, tukee ja sijaistaa.
  36   * Jos palkataan toiminnanjohtaja, kuuluisi siihen toimenkuvaan.
  37   * Jos vapaaehtoinen, voisi olla myös kiertävä rooli, tai 2 henkilöä.
  38 * Lakiasiantuntija
  39   * Osallistuu ja neuvoo mm lausuntojen kirjoittamisessa, mutta ei ole niiden tuottamisesta päävastuussa
  40 * Tiimien vastuuhenkilöt
  41   * Kullakin tiimillä 1-2 hallituksen nimeämää vastuuhenkilöä
  42   * Vastaavat projektipäällikön kanssa lausuntojen sisällöstä
  43   * Yleensä osallistuvat itse ministeriöiden työryhmiin, lausuntojen esittämiseen, tai delegoivat *luotetulle henkilölle*
  44   * Alkuvaiheessa hallituksen jäsenet itse
  45   * Kun on totuttu prosessiin, nimetään asiantuntijalistan jäsenistä
  46 * Hallitus / Pj
  47   * Nimeää henkilöt ylläoleviin rooleihin
  48   * Valvoo ja tekee tarvittaessa muutoksia
  49 * Tiimien jäsenet
  50   * Effin jäsen voi ilmoittautua mukaan niin moneen tiimiin kuin kiinnostusta riittää
  51   * Esim  lisäämällä nimi wikissä olevaan listaan
  52   * Ilmoitus kertoo halukkuudesta osallistua ko aihepiirin toimintaan, muttei tietenkään velvoita. Toiminta on vapaaehtoista.
  53     * Mahdollisesti myös kertoo osaamisesta ko aihepiirissä
  54     * Hallitukselle ja kaikille muodostuu kokonaiskuva siitä, kuka haluaa tehdä mitäkin ja mitä kukaan ei halua tehdä
  55
  56 ## Prosessi
  57
  58 Tässä keskitytään lähinnä lausuntopyyntöihin liittyvään prosessiin. Muut tiimit suunnittelevat omaa toimintaansa omista lähtökohdistaan ja kommunikoivat suunnitelmansa hallitukselle ja aktivistilistalle.
  59
  60 1. Lausuntopyyntö tai kutsu työryhmään saapuu Effille
  61 2. Projektipäällikkö päätt(ää/elee) mille tiimille lausuntopyyntö kuuluu ja lähettää sen välittömästi eteenpäin aktivisti-listalle (tai asiantuntija-listalle)
  62 3. Projektipäällikkö lisää sähköpostiin seuraavat tiedot:
  63   1. Mille tiimille asia kuuluu
  64   2. Asian tärkeys:
  65     * Pitää osallistua (Tiedustelulaki, Kiristyskirjeet...)
  66     * Osallistutaan jos ehditään
  67     * Ei välttämättä tarvitse osallistua
  68   3. Deadline vastauksen lähettämiselle
  69   4. Deadline ensimmäisen luonnoksen julkistamiselle aktivistilistalla keskusteltavaksi
  70     * Ehdotuksena puoliväli suhteessa lopulliseen deadlineen?
  71 4. Tiimin vastuuhenkilöt ja jäsenet vastaavat mahdollisimman nopeasti pystyykö joku ottamaan nakista vastuun
  72   * Koska tiimiin ilmoittauminen on ikäänkuin ennakkoilmoitus halukkuudesta, pitäisi joku lähtökohtaisesti löytyä. Aina ei tietenkään kalenterit sovi yhteen.
  73   * Jos tiimistä ilmoitetaan, että kenelläkään ei ole deadlineen mennessä aikaa tehdä luonnosta, yrittää projektipäällikkö löytää muita tekijöitä, tai päättää, ettei Effi osallistu tällä kertaa.
  74 5. Kohdan 3.4 deadlineen mennessä, nakitettu henkilö(t) lähettää aktivistilistalle kirjoitusalusta.fi linkin, jossa on luonnos kommentoitavaksi
  75   * Yleisen keskustelun lisäksi, projektipäällikkö ja lakiasiantuntija seuraavat rooliensa mukaisesti että homma sujuu
  76 6. Lausunto formatoidaan PDF-muotoon ja tiimin vastuuhenkilö ja lausunnon kirjoittaja allekirjoittavat ja lähettävät lausunnon oikeaan osoitteeseen
  77 7. PDF lisätään Effin www-sivulle (vaatii omat ohjeet...)
  78 8. Lausunnosta kannattaa yleensä pitää meteliä somessa, ja tärkeissä tapauksissa blogikirjoitus on paikallaan
  79
  80 ## Tiimit
  81
  82 Itse tiimit ja niiden jäsenet kuvattu sivulla [[Tiimit]]
  83
  84 # Sähköpostilistat
  85
  86 Toiminta tapahtuu pääasiassa Effin sähköpostilistoilla. Sähköposti on neutraali ja standardi kommunikointiväline, ja niitä hallinnoiva palvelin ja henkilökunta sijaitsevat Suomessa. Tarpeen mukaan voidaan myös käyttää IRCiä, Kirjoitusalustaa, some- ja chat-palveluita ja fyysisiä tapaamisia. Tiimien on kuitenkin huolehdittava siitä, että tiimin tekemistä pystyy seuraamaan ja kommentoimaan sähköpostitse.
  87
  88 Sähköpostilistoja on kolme:
  89
  90 ![Kaavio kolmesta sähköpostilistasta](http://avoinelama.fi/temp/Listat.svg)
  91
  92 * aktivistit
  93   * Kaikki jäsenet voivat liittyä listalle
  94   * Käytännössä julkinen
  95   * Jos ei ole erityistä syytä miksi jotain ei voida tehdä julkisesti, tulee käyttää aktivistilistaa
  96   * Tiimien toiminta tapahtuu pääsääntöisesti aktivistilistalla
  97     * Jos lista joskus tulee liian kiireiseksi, voidaan perustaa tiimikohtaisia listoja
  98     * Jos tiimi tekee työtään jollain muulla foorumilla, on kuitenkin tekemisistä kommunikoitava aktivistilistalle
  99 * asiantuntijat
 100   * Listalle kutsutaan. Listalla on
 101     * hallitus
 102     * entisiä hallituksen jäseniä
 103     * aktiivisuutensa ja luotettavuutensa aktivisti-listalla osoittaneita jäseniä
 104     * sekä jonkin verran Effille relevanttien alojen muita asiantuntijoita (professoreita, tutkijoita)
 105     * tässä ehdotuksessa tiimien vastuuhenkilöt valitaan asiantuntijalistan jäsenistä
 106   * Lista on luottamuksellinen ja sille kuuluvat henkilöt oletetaan luotettaviksi
 107   * Listaa käytetään asioille, joita ei voida käsitellä julkisesti
 108     * Webin tai sähköpostin kautta tulevia kyselyitä (Näitä ei voida olettaa tarkoitetuksi julkiseksi)
 109     * Erilaiset ministeriöiden asettamat työryhmät (Etikettiin kuuluu, että työryhmän työstä puhutaan julkisesti vasta jälkeenpäin, kun yhteinen raportti on valmis.)
 110     * Poikkeuksellisesti, esim lehdistötiedotteen kirjoittaminen, kun halutaan säilyttää yllätysmomentti.
 111       * (Huomaa, että usein tällaisesta pienessä piirissä valmistelusta ei ole mitään etua Effille, vaan lehdistötiedote voidaan ihan hyvin luonnostella aktivistilistalla, vaikka se "julkaistaan" vasta myöhemmin. Esim tekijänoikeustapauksissa on kuitenkin joskus haluttu olla antamatta vinkkiä vastapuolelle.)
 112 * hallitus
 113   * Käytetään vain hallitustyöskentelyyn.
 114   * Ei käytetä tiimeille delegoituun toimintaan.
 115
 116
 117
 118 # TODO:
 119
 120 * Vaatii keskustelua ja sitoutumista hallitukselta
 121 * Onko meidän lakiasiantuntija valmis ottamaan tällaisen roolin? Vaatisi aktivisti-listalle lisäämistä.
 122 * Projektipäällikön rooli ja valinta
 123 * Kirjoitusalusta (tai muu työkalu) aktivistien käyttöön. Tai vaan standardi kirjoitusalusta.fi? (Ei effi-alidomain)