Helpota toimittajan työtä: tee tiedotteesta sellainen, että siitä on helppo rakentaa eripituisia ja erilaisia juttuja.
Esimerkiksi STT julkaisee uutisiaan eripituisina versioina eri käyttötarkoituksiin: viivauutisen pituus on enintään 147 merkkiä (pari lausetta) - tämä voisi olla esimerkiksi tiedotteen ensimmäinen kappale, sähkeen enimmäispituus on 800 merkkiä, tiivistelmäjuttu 1000-1500 merkkiä, keskipitkä juttu noin 2000 merkkiä ja pääjuttu noin 3000 merkkiä (plus max. 1000 merkin kainalojuttu tai toimittajan kommentti). Älä tee tiedotteesta liian pitkää, siten ainoastaan vaikeutat toimittajan työtä. "Ehdoton" maksimipituus bulkkitekstille on 2000 merkkiä. Hyvä pääsääntö editointiin on punakynä: jos jokin kohta ei oikein toimi tai on liikaa toistoa, poista se.
-Otsikosta pitää selvitä tiedotteen olennaisin tai kiinnostavin sisältö ja miksi loputkin tiedotteesta kannattaisi lukea. STT:n sähkeuutisen otsikon maksimipituus on 54 merkkiä. Suosi yksinkertaista ja osuvaa otsikkoa nokkelan ja hienon sijasta, Aktiivimuodossa oleva verbi tekee lähes aina otsikosta paremman. Pääsääntönä kerro aluksi tuttu ja sitten uusi asia.
+Otsikosta pitää selvitä tiedotteen olennaisin tai kiinnostavin sisältö ja miksi loputkin tiedotteesta kannattaisi lukea. STT:n sähkeuutisen otsikon maksimipituus on 54 merkkiä. Suosi yksinkertaista ja osuvaa otsikkoa nokkelan ja hienon sijasta. Aktiivimuodossa oleva verbi tekee lähes aina otsikosta paremman. Pääsääntönä kerro aluksi tuttu ja sitten uusi asia.
Tiedotteen tarinan pitäisi edetä tutusta tuntemattomaan ja keskeisestä asiasta detaljeihin. Jo ensimmäisestä kappaleesta pitäisi siis ilmetä mihin tiedote liittyy ja mikä on tiedotteen pääteesi. Ensimmäisen kappaleen pitäisi olla "hissipuhe": kuinka kertoisit asian tuttavallesi parilla lauseella hissimatkan aikana.